Aufpassen ist angesagt, sobald es um das Arbeitszeugnis geht. Arbeitnehmer sollten dieses Dokument unbedingt einfordern. Und der Arbeitgeber muss sich bei der Erstellung an glasklare gesetzliche Vorgaben halten – also ein rechtssicheres Arbeitszeugnis aufsetzen. Andernfalls kann es leicht angefochten werden. Aber was sind die wichtigsten Dinge, auf die beide Seiten achten müssen?
Wozu Arbeitszeugnisse dienen und warum sie wichtig sind
Um ein Arbeitszeugnis zu erhalten, müssen Arbeitnehmer es aktiv einfordern. Damit verbunden stellt sich mancher die Frage: Ist das Dokument heute noch wichtig? Tatsächlich wird das Zeugnis, das auf die positive Darstellung von Stärken abhebt, gerne gesehen. Personalern hilft es, einen Menschen einzuordnen. Noch besser punkten Bewerber, falls sie Arbeitszeugnisse mit persönlichen Empfehlungsschreiben kombinieren. Im Bewerbungsverfahren kann das handfeste Vorteile bringen. Und doch ist vielen Beschäftigten nicht klar, dass sie das Recht auf ein Arbeitszeugnis haben.
Für den Arbeitgeber gibt es auf der anderen Seite einige Grundregeln, an die er sich halten muss. Der Text muss wohlwollend formuliert sein. Es gibt Dinge, über die das Arbeitszeugnis Auskunft geben muss. Und es gibt Dinge, die nicht darin vorkommen dürfen. Da laut Gesetzgeber eine Wohlwollenspflicht gilt, darf der Text keine abwertenden Formulierungen und Negativwertungen enthalten. Ein wohlwollender Text allein macht allerdings noch kein Arbeitszeugnis aus. Es gibt Dinge, die im Dokument enthalten sein müssen. So verschieden die Formulierungen im Einzelnen ausfallen, im Grunde ist das Zeugnis recht systematisch aufgebaut.
Was ins Arbeitszeugnis gehört und was nicht
Der Arbeitgeber muss darin Angaben zum Arbeitnehmer, zum Unternehmen, zur Art und der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses machen. Auch Informationen zu möglichen beruflichen Weiterbildungen sollten genannt werden. Dann kommen die beiden Kernelemente: Arbeitszeugnisse enthalten eine Tätigkeitsbeschreibung mit den Aufgaben, die der Arbeitnehmer übernommen hat. Als Nächstes folgt beim qualifizierten Arbeitszeugnis noch eine positiv formulierte Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens. Der Grund für das Beschäftigungsende kann genannt werden, falls der Arbeitnehmer damit einverstanden ist. Abgeschlossen wird das Zeugnis mit einer Schlussformel, einer Nennung von Ort und Datum und einer Unterschrift.
Achtung, diese Dinge darf ein rechtssicheres Arbeitszeugnis nicht enthalten:
- explizite Negativformulierungen, die den Arbeitnehmer abwerten, anstatt ihn wohlwollend zu beurteilen
- sämtliche Informationen, die für die Leistung als Arbeitnehmer nicht von Bedeutung sind
- Hinweise auf den Gesundheitszustand und Abwesenheitstage durch Krankheit oder Mutterschutz
- Nennung des Gehalts oder Ausführungen über einen Kündigungsgrund
- Auskünfte über Betriebsratstätigkeiten, Streikteilnahmen, Parteimitgliedschaften oder privates Verhalten
- Informationen zur Religion oder ethnischen Zugehörigkeiten des Arbeitnehmers
Obwohl schlechte Bewertungen nicht erlaubt sind, hat sich in vielen Personalabteilungen eine Art Geheimcode etabliert. Bestimmte Formulierungen werden mit einer Notengebung in Verbindung gebracht oder sie enthalten eine verdeckte Kritik. Wer Letzteres ins Arbeitszeugnis schreibt, läuft schnell Gefahr, dass dieses angefochten wird. Die sogenannte Wohlwollens- und Wahrheitspflicht sieht laut Gesetzgeber vor, dass solche verdeckten Botschaften unbedingt zu vermeiden sind. Entsprechend leicht ist es für Arbeitnehmer, offensichtlich inkorrekte Arbeitszeugnisse anzufechten. Sie müssen nur auf Fehler hinweisen und können eine Verbesserung einfordern. Oder sie übergeben den Fall andernfalls an das zuständige Arbeitsgericht.
Smarte Zeugniserstellung mit professioneller Software lohnt sich
Die meisten Arbeitgeber möchten Fehler in Arbeitszeugnissen vermeiden. Doch wie lässt sich im Alltag ohne großen Aufwand ein rechtssicheres und professionelles Zeugnis erstellen? Mit der passenden Software gelingt das unkompliziert und zuverlässig. Sie führt Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess, sorgt für ein rechtssicheres Ergebnis und stellt damit sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zufrieden. Gleichzeitig garantiert sie ein sauberes Layout und eine überzeugende Außenwirkung.
Das Programm achtet automatisiert darauf, dass das Arbeitszeugnis vollständig ist und bietet Personalern die Wahl aus über 12 000 Musterformulierungen. Mit diesen können sie ein individuell passendes Dokument erstellen, ohne dass sie lange an Sätzen feilen und über die Formulierung nachdenken müssen. Dank der schnellen Erledigung bleiben sie ohne jeden Stress im Rahmen der zeitlichen Fristen, die es für die Erstellung des Arbeitszeugnisses gibt. Eine Überprüfung durch eine Rechtsabteilung kann entfallen. Die Musterlösungen sind rechtlich einwandfrei.
Wie sieht es beim Arbeitszeugnis mit Fristen aus?
Das Beschäftigungsverhältnis endet und der Arbeitnehmer hat ein Arbeitszeugnis angefordert? Dann ist das Unternehmen zur unverzüglichen Ausstellung verpflichtet. In der Praxis bedeutet dies, dass man erwartet, dass innerhalb der nächsten zwei bis sechs Wochen ein Zeugnis übergeben wird. Übergeben bedeutet in dem Fall, dass der Arbeitnehmer ein unterschriebenes und auf Papier ausgedrucktes Arbeitszeugnis erhält. Natürlich kann das Unternehmen dieses mit der Post versenden. Auf die Verschickung einer digitalen Datei kann es sich dagegen nicht beschränken.
Was beide Seiten wissen sollten: Ein Arbeitszeugnis können frühere Beschäftigte einfordern, falls sie in einem anderen Unternehmen arbeiten. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis erlischt erst drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Wer sich in der Phase des Jobwechsels also erst um Bewerbungen, Umzug und Orientierung im neuen Unternehmen kümmert, kann noch auf den alten Arbeitgeber zukommen. Selbst wenn dort mittlerweile eine andere Person im Chefsessel sitzt und sogar falls das Unternehmen insolvent sein sollte, muss das Arbeitszeugnis ausgestellt werden.
