Ein Buchscanner schafft eine ansehnliche Zahl Seiten pro Stunde, und das Ergebnis liegt am Abend als Ordner voller Bilddateien vor. In diesem Moment ist ein Bestand technisch digitalisiert und praktisch verschwunden. Wer nicht bereits weiß, dass es diesen Titel gibt, wird ihn nicht finden.
Der Wert eines digitalen Bestandes entsteht nicht beim Erfassen, sondern beim Beschreiben. Das ist der unspektakuläre Teil der Arbeit, er lässt sich schlecht fotografieren, und er entscheidet über alles, was danach kommt.
Der Scan ist der billigste Teil der Arbeit
Volltexterkennung liefert durchsuchbaren Text, aber sie liefert keine Struktur. Sie weiß nicht, wo ein Kapitel beginnt, welcher Name im Titelblatt der Verfasser und welcher der Drucker ist, ob die Jahreszahl auf dem Deckblatt das Erscheinungsjahr meint. Genau diese Angaben brauchen Suchsysteme, um überhaupt etwas anbieten zu können.
Erschließung heißt, diese Angaben getrennt und maschinenlesbar festzuhalten, statt sie im Fließtext zu belassen. Der Aufwand pro Titel ist niedrig, solange es beim Anlegen passiert. Nachträglich wird er hoch, weil dann jemand die Vorlage erneut in die Hand nehmen muss.
Warum Namen ohne Normdaten wenig wert sind
Namen sind mehrdeutig. Es gibt mehrere Personen desselben Namens, dieselbe Person unter mehreren Schreibweisen und Pseudonyme, die niemand ohne Nachschlagen zuordnet. Eine reine Zeichenkette im Feld Verfasser trägt diese Unterscheidung nicht.
Normdaten lösen das, indem sie jeder Person eine dauerhafte Kennung geben, auf die viele Einrichtungen gemeinsam verweisen. Erst dadurch lassen sich Bestände verschiedener Häuser zusammenführen, ohne dass jemand die Zuordnung von Hand nachbaut. Der Nutzen zeigt sich nicht am eigenen Katalog, sondern in dem Moment, in dem ein fremdes Portal die Daten übernimmt.
Wenn zwei Systeme dasselbe anders nennen
Jedes gewachsene Archiv hat eigene Schlagwörter, und die weichen von denen des Nachbarn ab. Eine Konkordanz hält fest, welcher eigene Begriff welchem fremden entspricht, und wo die Entsprechung nur teilweise gilt. Diese Einschränkung mitzuführen ist der schwierige Teil, denn eine unsaubere Gleichsetzung erzeugt Treffer, die nicht passen.
Andere Fachgebiete bauen dieselbe Hilfskonstruktion, sobald sich Alltagssprache und Fachsprache auseinanderentwickeln. Im Finanzbereich etwa führt eine Sammlung solcher Übersetzungen geläufige Bezeichnungen und die genaue Rechtsfigur nebeneinander und markiert, wo die Gleichsetzung endet. Für Archive ist das Verfahren vertraut, nur der Gegenstand ist ein anderer.
Die Adresse muss länger halten als der Server
Ein Link auf eine Datei ist eine Aussage über einen Rechner, nicht über ein Werk. Wechselt die Software, die Einrichtung oder das Speicherverfahren, brechen solche Links, und mit ihnen jede Fußnote, die darauf verweist. In Fachliteratur ist das kein Schönheitsfehler, sondern ein Beleg, der nicht mehr überprüfbar ist.
Dauerhafte Kennungen trennen deshalb die Adresse des Objekts von seinem Speicherort. Aufgelöst wird sie von einer Stelle, die die Zuordnung pflegt. Damit verschiebt sich die Verlässlichkeit von der Technik zur Organisation: Die Kennung hält so lange, wie jemand für ihre Pflege zuständig bleibt.
Dieselbe Frage stellt sich bei digitalen Eigentumsnachweisen
Der Gedanke, ein Objekt durch einen Datensatz zu vertreten, ist nicht auf Bibliotheken beschränkt. Im Finanzbereich werden seit einigen Jahren Rechte an Vermögenswerten als Einträge in verteilten Registern geführt, mit demselben Grundproblem: Der Eintrag ist nur so viel wert wie die Stelle, die ihn pflegt, und die Regel, nach der er einem Gegenstand zugeordnet bleibt.
Wer die Begriffe dieses Bereichs einordnen will, findet dazu die Wissensbasis von On-Chain Finance, die Registerführung und Verwahrung getrennt von der Rechtsgrundlage behandelt. Für Archivarbeit ist das kein Fachgebietswechsel, sondern dieselbe Frage in anderer Kleidung: Wer garantiert die Zuordnung, und wie lange?
Häufige Fragen
Reicht Volltexterkennung nicht aus, um einen Bestand durchsuchbar zu machen?
Sie macht Wörter auffindbar, aber keine Werke. Ohne getrennt erfasste Angaben zu Verfasser, Datierung und Umfang lassen sich Treffer weder sortieren noch eingrenzen. Volltext und Erschließung ergänzen sich, sie ersetzen einander nicht.
Was bringen Normdaten einer kleinen Einrichtung?
Vor allem Anschluss. Wer Personen und Orte an überregionale Kennungen bindet, kann seine Titel in Verbundkataloge und Portale einspeisen, ohne dass dort jemand die Zuordnung erneut prüft. Der Aufwand fällt einmal an, der Nutzen bei jeder Weiternutzung.
Warum brechen Links auf Digitalisate so häufig?
Weil sie meist auf einen Speicherort zeigen statt auf das Objekt. Jede Umstellung von Software oder Infrastruktur ändert den Pfad. Dauerhafte Kennungen lösen das, verlangen aber eine Stelle, die die Zuordnung dauerhaft pflegt.
